Praktik i New Zealand – Københavns Universitet

Videresend til en ven Resize Print Bookmark and Share

INF > Nyheder > Praktik i New Zealand

18. september 2014

Praktik i New Zealand

Praktikoplevelse:

Dokumenthåndtering i Auckland kombineret med de flotteste naturoplevelser: Sonia went downunder. Læs interview om, hvordan man realiserer drømmen om at komme i praktik i et af de mest eksotiske steder i verden.

Hårdt arbejde gav bonus


Oktober sidste år underskrev Sonia Støvring en praktikaftale med Auckland Museum og udskiftede et semester på kandidaten i informationsvidenskab og kulturformidling med en gammel drøm om at komme tilbage til New Zealand, hvor hun boede fra hun var seks til hun var otte. Det har krævet mere end almindelig ihærdighed at nå så langt. Sonia oversatte selv praktikaftalen til engelsk og skrev et CV på 9 sider samt en vigtig mail, derskulle fænge med det samme. Først fik hun en masse afslag fra biblioteker. Til sidst fik hun via sin families bekendte i Auckland et tip om, at museet i Auckland brugte mange frivillige. Helt tilfældigt stod museet netop over for at skulle implementere et dokumenthåndteringssystem, og så var der gevinst. Udfordringer, kompetencer og krav blev omsat til konkrete arbejdsopgaver, der kunne godkendes af både praktikstedet og IVA.  Så var der lige det med økonomien, men humanioras rejsestipendium, legater fra Nordea og Knud Højgaard gav sammen med et års systematisk opsparing mulighed for at realisere drømmene.

"Det har ikke været et luksusliv, men jeg har haft råd til at gøre alt det, jeg gerne ville og tage på fantastiske ture. Jeg boede hos en privat familie, selv om jeg egentlig tænkte, at det var jeg ved at være for gammel til! Men det blev virkelig hyggeligt, og jeg endte med at føle mig som en del af familien.

Sonia

Hvad var det så helt præcist, Sonia skulle lave på Auckland Museum? Hun kom på et tidspunkt, hvor der var fuld aktivitet og skulle træffes mange strategiske beslutninger: Afklaring af funktionaliteter, ny mappestruktur, workshops med alle afdelinger og planlægning af transition fra gammelt til nyt system samt oplæring af medarbejdere.

 

Forstå din bruger, forstå dit system

 
Sonia startede med at gå systematisk til værks og læse alle kravspecifikationer ogforundersøgelser igennem.

"

Det er vigtigt at sætte sig ind i, hvad de arbejder med i de enkelte afdelinger, så man kan forstå deres udfordringer. Det handler om at få et billede af organisationen. Hvordan er deres flow af dokumenter, og hvem er afhængig af hvem?

Sonia

 Men én ting er, hvad medarbejderne siger, forklarer Sonia. Samtidig skulle der også lavesen kortlægning af systemet: Hvad ligger hvor, hvordan er det grupperet og navngivet mv. Der er ikke nogen nem måde at gøre det på, forklarer Sonia, det hele skal kigges igennem, og de første niveauer blev kortlagt i et excelsystem, hvor det var Sonias fortjeneste, at billedfilerne blev identificeret. Et stort problem på museet er, at man har mange forskellige former for dokumentation og derfor ofte arbejder i mange systemer på én gang.  Jeg fik udtænkt et lille system så vi kunne identificere billederne og få dem over i et andet system og koncentrere os om word, pdf og excel.

Hvordan man får medarbejdere til at elske dokumenthåndterin

Det er uden tvivl de mange workshops med medarbejderne, som Sonia synes, hun har fået mest ud af. Her skulle hun lytte, suge til sig og tage noter. I slutningen af forløbet fik hun ansvaret for at udarbejde en analyse af uddannelsesbehovet.

"Jeg kunne helt klart mærke, at de var glade for de teoretiske diskussioner, jeg kunne bidrage med. Ellers var det blevet ren IT. Jeg tror, de satte pris på kombinationen af brugeraspektet og systemaspektet. I starten kunne det godt være lidt frustrerende, at jeg ikke kunne bidrage med så meget, for jeg skulle jo først lige lære al ting at kende.

Sonia

Systemdesign og implementering er den retning, jeg har fokuseret på under min uddannelse. Det kan godt være svært, hvis det kun er teori, og man ikke får fingrene rigtigt ned i det og prøver det af i praksis. Det har været guld værd ... - Sonia Støvring
-Mange synes, at dokumenthåndtering er meget tørt, det er ikke nogen hemmelighed, forklarer Sonia. Det er jo ikke folks primære arbejdsopgaver, og når vi så kommer og siger, at det hele skal laves om, så vil det tit blive opfattet som en arbejdsbyrde affødt af en organisationsbeslutning, som ingen kan relatere til. Og så møder man modstand. Derfor var det helt fantastisk at opleve, at efter en workshop på 1-2 timer, hvor medarbejderne startede med at være yderst skeptiske, så endte de ofte med at blive fortalere for systemet. Det gik op for dem, at det nye system kunne hjælpe dem til at finde deres ting og lette dem i det daglige arbejde. Det handler om at målrette de forskellige workshops, så de passer til afdelingerne. Jeg lærte også, at man ikke må lade sig slå ud, hvis ens projekt har lav prioritet. Hvis et møde bliver aflyst, så nytter det ikke at blive sur, man må forstå, at dit projekt ikke er det vigtigste for alle - og så få aftalt et nyt møde.
Sonia har lige lagt sidste hånd på praktikrapporten, som hun har skrevet på engelsk, så museet i Auckland også kan få glæde af den. Nu skal hun skrive speciale, og gæt hvilket emne, hun har valgt? Rigtigt, hun skal sammen med Maria Lohse skrive om dokumenthåndtering på to museer i Danmark.
 
 
Læs om Sonias oplevelser på bloggen http://soniagoesdownunder.wordpress.com//